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Gestion des achats et approvisionnements : comment choisir le bon logiciel pour une PME ?

n.lederff@arinfo-erp.fr — Tue, 21 Apr 2026 12:53:49 +0000

Mis à jour le :

22 avril 2026

Les différents logiciels existants pour gérer ses achats

Le choix du type d’outil dépend d’abord du périmètre de fonctionnalités recherché. Souhaitez-vous simplement centraliser vos factures fournisseurs et suivre vos échéances de paiement, ou bien entamer un réel pilotage de la rentabilité de votre entreprise ?

Un logiciel de facturation pour centraliser ses factures fournisseur et suivre ses paiements

Si vous souhaitez simplement centraliser vos factures fournisseurs et gagner en visibilité sur vos échéances de paiements, il existe un grand nombre de logiciels devis / factures simples proposant ces fonctionnalités, plus ou moins spécialisés sur votre secteur d’activité.

Des outils généralistes comme Pennylane, Tiime (très orientés comptabilité) ou Qonto (à destination des indépendants), permettent de gérer les factures fournisseur, de les centraliser et les associer à des paiements. Pratique pour gérer vos factures clients et fournisseurs, ce type d’outil ne permet néanmoins pas une gestion poussée des achats et des approvisionnements.

Un ERP pour gérer ses achats, piloter sa marge et optimiser sa rentabilité

Si vous cherchez un outil pour prendre un main le pilotage de votre marge, alors il sera plus intéressant de vous tourner vers un ERP. Avec un ERP, les informations ne sont plus cloisonnées, elles communiquent entre elles et sont automatiquement actualisées.

Les modules ERP

Parmi les modules de base d’un ERP, on retrouve :

Une base de données clients et prospects, contenant toutes les informations pertinentes et légales sur vos clients (contacts, SIRET, etc.).
Une base de données produits dans laquelle vous pouvez gérer vos références vendues et achetées, les créer, les mettre à jour et les archiver.
Une base de données fournisseur regroupant les informations propres à vos fournisseurs (contacts, délais de livraison, conditions commerciales, etc.)
La gestion des ventes : un ERP vous permet de créer des devis et des factures. Selon les outils, le workflow peut également intégrer des étapes intermédiaires entre les deux, comme des commandes, bons de préparation ou bons de livraison.
La gestion des achats : la saisie ou la dématérialisation des factures fournisseurs dans votre logiciel de gestion vous permet de suivre vos échéances et de calculer votre marge brute par produit, famille de produits, ou de toute autre catégorisation que votre outil vous proposera.
La gestion des stocks : les stocks sont automatiquement actualisés au fil des ventes et des achats. Avec un module de gestion de stocks, réalisez des inventaires ou gérez des mouvements de stocks d’un dépôt à l’autre. Certains outils proposent une application mobile de lecture de code-barres pour renforcer la traçabilité de vos produits.
Transfert en comptabilité : un ERP peut être interfacé avec un logiciel comptable. Certains logiciels permettent de personnaliser les paramètres comptables (comptes, TVA, etc.) avant d’exporter automatiquement vos écritures vers un logiciel de comptabilité.

Selon les outils, certains modules plus spécifiques peuvent être greffés en complétement, comme : gestion des temps et du planning des opérateurs, gestion du SAV client et/ou fournisseur, gestion des interventions, CRM, etc.

Les intégrations

Un ERP peut être interfacé (« branché ») à un autre logiciel. C’est particulièrement utile lorsque le logiciel interfacé répond à un besoin précis, auquel ne répond pas l’ERP. Par exemple, on peut interfacer un ERP avec un planning, avec des logiciels métier spécifiques, avec une plateforme publique de dépôt de documents, ou encore avec un logiciel CRM, etc.

Les avantages d’un logiciel ERP pour la gestion des achats et des stocks

L’ERP permet de faire communiquer vos données d’achats avec vos stocks et vos ventes, pour piloter au mieux votre entreprise.

Une gestion avancée des tarifs

Vos tarifs fournisseurs et vos prix de vente évoluent régulièrement ? Un ERP vous permet de mettre à jour vos tarifs en masse et de les paramétrer en avance. La gestion des conditions tarifaires vous permet d’appliquer des remises par période, quantité de produits, groupe de clients, famille de produit, etc.

une traçabilité produit sans faille

Que ce soit au niveau du numéro de série, du numéro de lot ou du produit, localisez vos produits par dépôt, retrouvez en un clic la trace de vos produits dans vos factures client et fournisseurs. Les modules intégrés de gestion de la qualité et du SAV vous permettent également de suivre toutes les opérations de maintenance ou de réparation réalisées sur un produit spécifique. Les applications de lecture de code-barres interfacées avec votre ERP simplifient drastiquement le suivi produit et la gestion du SAV.

Gérer vos stocks et connaître vos besoins d’approvisionnements

La gestion des stocks est automatique dans un logiciel de gestion commerciale (ERP) : les achats augmentent le stock et les ventes le diminuent. L’ancienneté du stock est automatiquement calculée. Vous connaissez votre stock par produit en temps réel, par type de stock (disponible, bloqué, théorique, réel, ou autre) et par entrepôt.

En vous basant sur votre historique de ventes, vous pouvez paramétrer des règles de réapprovisionnement dans un module dédié, qui vous indique ensuite les produits pour lesquels passer de nouvelles commandes. Vous êtes alors sûr·e de pouvoir répondre aux besoins anticipés sur la période choisie.

Suivre votre marge au centime près

Le calcul de votre marge commerciale prend en compte :

Les tarifs d’achat et de vente des produits ;
Le paramétrage de remises quantitatives client et fournisseurs,
La gestion du conditionnement à l’achat et à la vente ;
L’imputation des factures de transport aux produits.

Suivez votre marge par produit, familles de produits, client ou groupe de clients, et identifiez rapidement des leviers d’optimisation.

Gérer une grande quantité de références produits

Un ERP spécialisé dans la gestion des stocks permet de gérer des milliers de références produits simplement. Gagnez du temps au quotidien grâce à l’import produits, la modification en masse et l’archivage automatique des produits.

Gagner en visibilité sur votre activité

Un ERP fait parler vos données et vous permet de prendre des décisions éclairées pour une meilleure gestion de vos ventes, vos marges, vos stocks, et votre service client.

Pilotez sereinement votre activité

avec ATOOK.

Les fonctionnalités clés d’un ERP pour la gestion des achats

Voici quelques fonctionnalités à rechercher en priorité pour la gestion avancée de vos achats.

Multi-imputation des factures fournisseurs et bilan d’affaires

La multi-imputation des factures fournisseurs permet d’indiquer quel % du montant (de la ligne ou de la facture) est à imputer à quelle affaire. Vous pouvez ainsi suivre la rentabilité par affaire.

Gestion des catalogues fournisseurs

Les ERP comme ATOOK Négoce, spécialisés dans la gestion de stocks pour les grossistes ou commerces B2B, vous permettent d’importer vos catalogues fournisseurs dans votre base de données produits. Vous pouvez ainsi retrouver vos références produits et les ajouter à vos factures clients en un clic.

Règlements et balance âgée fournisseurs

La saisie des règlements dans votre logiciel de gestion vous permet de suivre votre trésorerie et de connaître votre balance âgée clients et fournisseur afin d’anticiper d’éventuels besoins de trésorerie.

Gestion des codes-barres

Simplifiez le suivi des produits avec un ERP qui intègre la gestion des codes-barres. Localisez ainsi vos produits en 1 clic et suivez tout l’historique du produit pour une traçabilité renforcée.

dématérialisation des factures fournisseurs

Avec un outil comme Yooz intégré à votre ERP, vous pouvez dématérialiser vos factures fournisseur et automatiser leur saisie grâce à la reconnaissance des caractères.

Module de réapprovisionnement

Selon les règles paramétrées, un module de réapprovisionnement vous indique automatiquement les références à commander et en quelles quantités.

Les critères de choix d’un logiciel de gestion des achats

Qu’il s’agisse d’un ERP ou d’un simple logiciel devis/factures, vérifiez bien qu’il répond à ces exigences.

Une solution modulaire

Un logiciel modulaire est déployé au fur et à mesure que votre entreprise s’agrandit et que vos besoins évoluent. Si par exemple vous ne souhaitez pas effectuer de transfert en comptabilité dans un premier temps, il vous suffit de ne pas souscrire à ce module. Vous ne payez que ce dont vous avez besoin, et vous savez que, si vos besoins évoluent, votre outil restera adapté à votre activité.

Une solution compatible avec la facturation électronique

La réforme de facturation électronique (RFE) sera progressivement implémentée en 2026 et 2027. Elle impacte tous les logiciels permettant de gérer des factures d’achat ou de vente. Rapprochez vous de votre éditeur de logiciel ou intégrateur pour vous assurer que votre solution est conforme.

Attestation d’entretien de chaudière gaz : mentions obligatoires, modèles PDF et Excel

n.lederff@arinfo-erp.fr — Wed, 15 Apr 2026 09:38:12 +0000

Mis à jour le :

15 avril 2026

Attestation d’entretien périodique – chaudières

L’entretien annuel des chaudières d’une puissance de 4 à 400kW est obligatoire et ses conditions sont précisées dans l’arrêté du 15 septembre 2009, complété par l’arrêté du 24 Juillet 2020 relatif au contrôle des chaudières qui apporte quelques modifications au premier.

La norme Afnor NF X50-010 de 2007, et plus récemment celle d’avril 2025 encadre les contrats d’abonnement des chaudières dont la puissance est inférieure à 70 kW et précise la liste des points à inspecter pour un contrôle d’entretien annuel.

À noter :

Si le bâtiment comprend plusieurs chaudières, 1 chaudière = 1 attestation d’entretien ;
L’attestation d’entretien doit être remise au commanditaire (propriétaire de la chaudière) dans un délai de 15 jours après la visite, sous forme papier ou dématérialisée.

Attestation d’entretien de chaudière gaz : les éléments obligatoires à mentionner

1. Parties prenantes et installations concernées par l’entretien

L’attestation d’entretien annuelle remise au propriétaire de la chaudière doit obligatoirement comprendre les informations suivantes relatives à l’intervention (Cf Arrêté du 24 Juillet 2020 relatif au contrôle des chaudières, Annexe 5) :

Nom et adresse du commanditaire ;
Adresse de l’installation et local où se situe la chaudière faisant l’objet de l’entretien ;
Identification de la chaudière (marque, modèle, énergie, mode d’évacuation, numéro de série, date de mise en service, puissance) ;
Identification du brûleur à air soufflé (si applicable) : date, marque, modèle ;
Date du dernier entretien, si disponible ;
Date du dernier ramonage, si disponible et si applicable ;
Nom et coordonnées de la personne ayant effectué l’entretien ;
Date de l’intervention d’entretien ;
Marque et référence des appareils de mesure utilisés.

2. Points de contrôle et relevés

L‘arrêté du 15 septembre 2009 relatif à l’entretien annuel des chaudières dont la puissance nominale est comprise entre 4 et 400kW précise en Annexe 1 que les contrats d’entretien, et a fortiori les visites d’entretien, doivent intégrer les points de contrôle suivants, encadrés par la norme Afnor NF X50-010 de Novembre 2007, article 3.1. :

Contrôles et nettoyages

Les éléments suivants de l’installation doivent être contrôlés et leur contrôle doit être mentionné sur l’attestation d’entretien.

Nettoyage du corps de chauffe, du brûleur, de la veilleuse, de l’extracteur (si incorporé dans l’appareil) ;
Vérification du circulateur (si incorporé dans l’appareil) ;
Vérification et réglage des organes de régulation (si incorporés dans l’appareil) ;
Vérification des dispositifs de sécurité de l’appareil ;
Vérification de l’état, de la nature et de la géométrie du conduit de raccordement (voir XP P 45-500)
Dans le cas d’une chaudière raccordée à une VMC gaz :
- Vérification fonctionnelle de la sécurité individuelle équipant ladite chaudière ;
- Nettoyage du conduit de raccordement ;
Vérification des débits de gaz et réglage éventuel, si cette procédure est bien prévue par le fabricant ;
Pour les chaudières avec ballon à accumulation, vérification des anodes ainsi que des accessoires fournis par le constructeur et suivant les prescriptions de celui-ci.

Mesures

Les mesures suivantes doivent être reportées sur l’attestation d’entretien.

Dans le cas d’une chaudière équipée de brûleurs à air soufflé :
- Mesure de la température des fumées ;
- Mesure de la teneur en dioxyde de carbone (CO2) ou en oxygène (O2) dans les fumées ;
Dans le cas d’une chaudière à circuit de combustion non étanche (type B) :
- Mesure, une fois les opérations de réglage et d’entretien de l’appareil réalisées, de la teneur en monoxyde de carbone (CO) dans l’ambiance et à proximité de l’appareil en fonctionnement (Note : Le protocole de référence pour la mesure du taux de monoxyde de carbone dans l’air ambiant est celui établi par le CNPG en 2025.)
- Vérification que la teneur en monoxyde de carbone mesurée est inférieure à 50 ppm.

Attestations d’entretien : papier vs application

	ATTESTATION PAPIER	APPLICATION

Saisie des informations client (adresse, contact, équipements)	Complétées manuellement dans le rapport	Automatiquement mises à jour et complétées dans le rapport
Accès à l’historique des interventions	Recherche manuelle dans les classeurs ou les scans	Données dématérialisées accessibles depuis l’application et le logiciel de gestion des interventions
Envoi des rapports par mail	Photo du rapport + saisie manuelle du mail	Automatisé, envois individuels ou en masse
Risque de perte de données	Très élevé	Faible, données cloud

Voir les modèles d’attestations

3. Mentions obligatoires

Retrouvez ci-dessous la liste des mentions à inclure dans votre attestation d’entretien pour une chaudière à gaz.

Taux de monoxyde de carbone dans l’air ambiant

L’arrêté du 24 Juillet 2020 précise que, selon le taux mesuré de monoxyde de carbone (CO) dans l’air ambiant, l’attestation d’entretien doit afficher obligatoirement l’une des mentions suivantes :

Teneur mesurée en monoxyde de carbone (CO)	À mentionner dans l’attestation
< 10 ppm	La situation est normale.
10 à 50 ppm	Il y a anomalie de fonctionnement nécessitant impérativement des investigations complémentaires concernant le tirage du conduit de fumée et la ventilation du local.
> 50 ppm	Il y a un danger grave et imminent nécessitant la mise à l’arrêt de la chaudière et la recherche du dysfonctionnement avant remise en service.

Rendement de la chaudière

Mentions obligatoires :

L’évaluation du rendement de la chaudière (évalué grâce à l‘Annexe 2 de l’arrêté du 15 Septembre 2009, Tableau 1 pour les chaudières gaz) ;
Le rendement de référence.

Émission de polluants atmosphériques de la chaudière

Mentions obligatoires :

Évaluation des émissions d’oxydes d’azote (Nox) (évalué grâce à l’Annexe 3 de l’arrêté du 15 Septembre 2009, Tableau 4 pour les chaudières gaz) ;
Émissions de référence, soit 35 mg/kWh à 0%d’O2 pour les chaudières à gaz (Cf Annexe 3 de l’arrêté du 15 Septembre 2009, Tableau 8).

Conseils

Les conseils adressés au commanditaire de l’entretien doivent être mentionnés sur l’attestation d’entretien, en notant que ces conseils sont donnés à titre informatif et ne constituent pas une obligation de remplacement des équipements, sauf dans le cas où la teneur en monoxyde de carbone (CO) dépasse 50 ppm. Les conseils présents sur l’attestation d’entretien portent sur :

Le bon usage de l’installation de chauffage en place ;
les améliorations possibles de l’ensemble de l’installation de chauffage :
L’intérêt éventuel du remplacement du brûleur, de la chaudière, ou de l’installation de chauffage.

Classe énergétique de la chaudière

L’attestation d’entretien doit mentionner la classe énergétique de la chaudière.

Depuis le 26 septembre 2015, l’étiquette de classe énergétique est obligatoire sur les appareils de chauffage. Pour les chaudières gaz antérieures à 2015, elle est déterminée par l‘arrêté du 24 juillet 2020 (Tableau 12) comme suit :

Classe de rendement	Date de fabrication	Classe énergétique
Chaudière gaz standard ou basse température	Avant 2005	D
Chaudière gaz standard ou basse température	Après 2005	C
Chaudière gaz à condensation	Avant 2005	B
Chaudière gaz à condensation	Après 2005	A

De même, la classe énergétique des solutions de substitution doit apparaître sur l’attestation d’entretien à titre informatif. Celle-ci est, elle aussi, déterminée par l‘arrêté du 24 juillet 2020 (Tableau 13).

Énergie	Système neuf	Classe énergétique
Bois	Chaudière bûche	C
Bois	Chaudière à pellets (ou granulés)	A
Electricité	PAC eau – eau	A++/A+++
Electricité	PAC air – eau	A+/A++
Gaz	Chaudière condensation	A
Gaz	Chaudière de type B1	C
Fioul	Chaudière condensation	A/B

Attestation d’entretien chaudière gaz : modèles gratuits à télécharger

Téléchargez nos modèle d’attestation d’entretien spécifique aux chaudières gaz.

Modèle EXCEL

Modèle PDF

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Textes de référence

Attestation d’entretien de pompe à chaleur : modèle PDF et EXCEL

n.lederff@arinfo-erp.fr — Thu, 02 Apr 2026 14:52:42 +0000

Mis à jour le :

15 avril 2026

Attestation d’entretien périodique – pompes à chaleur

L’entretien bisannuel des pompes à chaleur d’une puissance de 4 à 70kW est obligatoire et ses conditions sont encadrées par l’arrêté du 24 Juillet 2020 qui liste les points de contrôle des différents éléments de la pompe et du circuit. Un entretien annuel n’est pas obligatoire, mais permet d’allonger la durée de vie des équipements. L’attestation d’entretien périodique, délivrée par un prestataire certifié RGE permet aux propriétaires de pompes à chaleur de justifier de la conformité de leurs équipements pour être assurés, éligibles aux garanties constructeurs et aux subventions gouvernementales.

Rapport d’intervention et attestation d’entretien périodique : quelle différence ?

Le rapport d’intervention, aussi appelé fiche d’intervention, est un document délivré par le plombier chauffagiste au client, synthétisant les informations propres à l’intervention. On y retrouve le type d’intervention, la date, les manipulations effectuées, les produits fournis, les recommandations pour l’entretien des équipements, et toute autre information jugée utile pour faciliter le suivi technique des équipements et la facturation. On l’utilise régulièrement dans le cadre d’interventions de maintenance, de SAV ou de dépannage.

L’attestation d’entretien annuel, elle, comprend tous les éléments techniques liés au suivi de la performance et à la sécurité des équipements. On y retrouve les relevés attestant de la performance énergétique de l’équipement, de l’étanchéité des circuits, et plus globalement du bon fonctionnement de tous les éléments de la pompe à chaleur. Délivrée par un professionnel certifié RGE ou habilité à la manipulation des fluides frigorigènes, elle permet au propriétaire de la pompe à chaleur d’attester du bon entretien de la pompe pour rester éligible aux garanties constructeurs et/ou aux aides gouvernementales.

Attestation d’entretien PAC : modèles EXCEL et PDF à télécharger

Téléchargez notre modèle d’attestation d’entretien périodique spécifique aux pompes à chaleur air / eau, à délivrer dans un délai de 15 jours après la date d’entretien, accompagnée de votre certificat RGE.

Télécharger le modèle EXCEL

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Interventions : fiche d’intervention papier vs numérique

	PAPIER	NUMÉRIQUE

Commande ou impression des bons d’intervention, comptes-rendus d’intervention et attestations d’entretien	Coûteux (notamment pour une impression sur papier autocopiant) Temps passé : 10 minutes	Pas nécessaire Temps passé : 0 min.
Saisie des informations client dans le bon et rapport d’intervention Nom, adresse de facturation, adresse d’intervention, contacts, liste des équipements.	Manuelle Temps passé : 5 min.	Automatique Temps passé : 0 min.
Accès aux informations techniques Plans, photos, fiches techniques des équipements, historique des interventions	Recherche papier ou scans Temps passé : 15 min.	Informations et documents centralisés dans un seul outil Temps passé : 2 min.
Remplissage de formulaires CERFA fluides frigorigènes, attestation d’entretien, relevés	Impression du formulaire Saisie manuelle des informations et relevés Scan du formulaire complété Temps passé : 15 min.	Saisie directement dans l’application mobile Formulaires numériques automatiquement complétés avec les informations saisies Temps passé : 10 min.
Étapes Devis → intervention → facture	Validation du devis par le client Ressaisie des éléments du devis dans le bon d’intervention Rédaction du rapport d’intervention par le technicien Ressaisie des informations du rapport dans la facture Envoi des factures client par client Temps passé : 1 heure	Validation du devis par le client Devis automatiquement généré en bon d’intervention Rapport d’intervention numérique complété par le technicien sur son mobile Rapport automatiquement généré en facture Envoi des factures en masse Temps passé : 15 min.
Risque de perte de données	Très élevé	Faible
Temps total par intervention	> 1h30	< 30 minutes

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Fiche d’intervention : modèles PDF et EXCEL gratuits

n.lederff@arinfo-erp.fr — Tue, 31 Mar 2026 13:20:43 +0000

Mis à jour le :

15 avril 2026

Fiche d’intervention / Rapport d’intervention / Compte-rendu d’intervention

La fiche d’intervention, aussi appelée rapport d’intervention ou compte-rendu d’intervention, est un document qui permet, lors d’une intervention de SAV, d’installation ou de maintenance, de synthétiser les éléments clés de l’intervention. On y retrouve les tâches réalisées, les articles fournis, les remarques éventuelles, ou toute information utile à la facturation (date et durée de l’intervention, prix de la main d’œuvre et des articles, etc.). Le client vient ensuite signer la fiche pour attester de son accord sur les informations mentionnées.

De retour au bureau, les fiches d’intervention servent à tracer les différentes interventions réalisées et permet de conserver l’historique technique de chaque client.

La fiche d’intervention facilite :

Le suivi client : elle permet d’avoir l’historique des interventions déjà réalisées auprès de ce client. Cela permet de mieux planifier l’intervention et d’améliorer la satisfaction client
La facturation : la fiche liste les biens et services fournis, qui peuvent être directement facturés après l’intervention.

Retrouvez ci-dessous nos modèles de fiche d’intervention gratuits à télécharger en PDF et Excel.

Comment remplir une fiche d’intervention ?

En l’absence de devis préalable à l’intervention, la fiche d’intervention peut avoir valeur de contrat. Elle doit alors être signée avant la réalisation des travaux et afficher les mentions légales obligatoires au titre du code de la consommation, à savoir :

L‘identité du prestataire ;
La date de réalisation prévue ou réelle de la prestation et / ou de livraison des biens ;
La nature et le prix des biens et services fournis ;
Les conditions générales de vente ;
L’identité et la signature du client (signature avant et après travaux en l’absence de devis)

Source : Article L111-1 du Code de la consommation

Les limites du rapport d’intervention papier

Les fiches d’intervention papier peuvent être perdues, et toutes les équipes s’en trouvent pénalisées :

Les équipes techniques perdent une partie de l’historique d’intervention, ce qui peut être pénalisant pour les interventions suivantes.
Les équipes de facturation n’ont plus de trace des prestations effectuées ou des articles fournis.

Difficilement personnalisables, les modèles de fiches d’intervention ne sont pas toujours adaptés aux spécificités de chaque métier ou de chaque type d’intervention.

Peu adaptées aux contraintes du terrain : une grosse pluie ou un mauvais stylo, et la fiche d’intervention devient illisible.

Elles représentent une perte de temps considérable à écrire et réécrire les mêmes informations, en ajoutant à chaque fois un risque d’erreur.

La plus grosse limite des fiches d’intervention est qu’elles ne permettent pas de communiquer ni d’échanger des documents en temps réel avec les autres équipes (techniques, administratives et comptables).

Modèle de fiche d’intervention PDF

Téléchargez notre modèle de fiche d’intervention PDF pour interventions de SAV, maintenance ou installation.

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Télécharger le modèle de fiche d'intervention PDF.">Télécharger le modèle de fiche d’intervention PDF

Améliorez la productivité de vos équipes terrain grâce à un logiciel de rapport d’intervention

Une solution mobile de suivi des interventions permet de centraliser toutes les informations : informations client, techniques ou planning, ces informations sont accessibles au même endroit et actualisées en temps réel. Intégrées à un logiciel de gestion (ERP), elles permettent d’assurer une continuité entre le devis, l’intervention et la facture, sans ressaisie d’information.

Une information centralisée, accessible partout et tout le temps

Les opérateurs peuvent retrouver depuis leur mobile, toute l’information pertinente pour leur intervention :

Les informations client : contacts, adresse, détails d’accès, équipements, historique des interventions ;
Les informations de l’intervention : date, tâches à réaliser, articles à fournir, documents techniques.

Une fois l’intervention terminée, les équipes administratives peuvent visualiser directement les prestations effectuées et les biens livrés, ce qui facilite la facturation et la communication client.

Un outil qui s’adapte à votre métier

Adaptez les bons d’intervention aux différents types d’intervention : installation, SAV, dépannage ;
Ajoutez des formulaires spécifiques à votre métier : CERFA, relevés et autres.

Des interventions intégrées à votre processus de vente

Evitez la ressaisie et transformez automatiquement vos devis en bons d’intervention ou vos rapports d’intervention en facture ;

Transformez automatiquement vos devis en bons d’intervention

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Modèle de fiche d’intervention EXCEL

Téléchargez notre modèle de fiche d’intervention EXCEL pour interventions de SAV, maintenance ou installation.

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L’application mobile : la solution pour un suivi des interventions simplifié

Pour une bonne communication entre les équipes et une efficacité opérationnelle renforcée, l’utilisation d’une application mobile de suivi des interventions présente une alternative solide aux carnets de bons d’intervention papier.

Suivre l’avancement des interventions en temps réel

Les informations sont partagées et mises à jour en temps réel pour tous les utilisateurs. Cela permet de savoir quelles tâches ont été réalisées et quelles tâches sont à reprogrammer facilitant le suivi des interventions, la planification et la facturation.

Eviter la ressaisie systématique des informations client et chantier

Lorsque les informations du client et du chantier sont enregistrées dans le logiciel de gestion des interventions, elles sont automatiquement reportées sur les bons d’intervention. Cela limite le temps passé à créer les fiches d’intervention et limite le risque d’erreurs.

Conserver l’historique des interventions

L’historique des interventions sur mobile permet de consulter les rapports, commentaires et photos qui ont été faits sur les interventions précédentes. Cela facilite le suivi technique et maintient une continuité dans l’information, indépendamment des équipes affectées aux interventions.

Améliorer la communication entre les équipes

En centralisant toutes les informations et documents au même endroit, les aller-retours non productifs entre les équipes terrains et le bureau sont limités. Chaque équipe a directement l’information dont elle a besoin et peut se consacrer à sa mission principale. Fini le temps perdu à gérer des détails logistiques ou à chercher des documents.

Faire valider l’intervention par le client

La signature électronique intégrée à l’application permet de faire signer directement le client pour valider les travaux effectués et les fournitures livrées à la fin de l’intervention. La facturation et les échanges commerciaux en sont facilités.

Prêt·e à suivre vos interventions plus facilement ?

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À lire aussi

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Comprendre la norme NF525 : une garantie de conformité et de fiabilité pour votre logiciel de caisse avec ATOOK

i.laveille@callirhoe.fr — Wed, 17 Sep 2025 11:11:12 +0000

Mis à jour le :

15 avril 2026

La norme NF525 est devenue un enjeu majeur pour tous les commerçants et entreprises utilisant un logiciel de caisse ou de gestion d’encaissement en France. Depuis plusieurs années, cette certification vise principalement à lutter contre la fraude à la TVA, en assurant que les données d’encaissement soient sécurisées, inaltérables, conservées et archivées conformément aux exigences légales. Chez ATOOK, nous comprenons l’importance cruciale de la conformité à cette norme, et nous sommes fiers d’offrir à nos clients des solutions ERP parfaitement alignées avec ses exigences.

Qu’est-ce que la norme NF525 ?

La norme NF525, délivrée par des organismes accrédités comme l’AFNOR ou INFOCERT, est une marque de certification privée qui atteste que les logiciels de caisse respectent un référentiel strict en matière de gestion des données d’encaissement. Elle s’appuie sur quatre critères fondamentaux, connus sous l’acronyme ISCA :

Inaltérabilité : Les données enregistrées ne peuvent être ni modifiées ni supprimées une fois validées, garantissant ainsi l’intégrité des informations d’origine.
Sécurisation : Les données doivent être protégées contre toute altération ou accès non autorisé par des systèmes de cryptage, de signature électronique ou équivalents.
Conservation : Les informations liées aux encaissements doivent être conservées pendant au moins six ans, avec des clôtures périodiques sécurisées.
Archivage : Les données doivent être archivées de manière sécurisée, horodatées, et conservées dans un format ouvert, traçable et consultable en cas de contrôle fiscal.

La conformité fiscale sans tracas,

Une plus grande confiance pour les partenaires commerciaux.

La protection des données sensibles des clients et de l’entreprise,

La capacité à répondre rapidement et efficacement à toute demande de l’administration fiscale,

Pourquoi la NF525 est-elle obligatoire et essentielle ?

Ces exigences garantissent à la fois la transparence des opérations et la fiabilité des données en cas d’audit, protégeant ainsi les entreprises contre les risques de sanctions qui peuvent aller jusqu’à 7 500 € d’amende par logiciel non conforme.

La loi de finances a progressivement rendu obligatoire l’utilisation d’un logiciel de caisse certifié NF525 pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Cette obligation, initialement mise en place depuis 2018, a été renforcée récemment, avec une exigence stricte de certification par un organisme tiers au 1er janvier 2026, ce qui marque la fin du système d’auto-attestation.

L’objectif principal de cette réglementation est de protéger l’État contre la fraude fiscale, mais aussi de fournir aux commerçants et professionnels un cadre sécurisé et fiable pour leur gestion d’encaissement. Un logiciel certifié NF525 assure ainsi :

L’engagement d’ATOOK dans la certification NF525

Face à l’évolution réglementaire, ARINFO s’est engagé dans le processus de certification de son logiciel de caisse, conformément aux nouvelles exigences légales. Depuis le 1er septembre 2025, il est obligatoire pour tout éditeur ou entreprise utilisant un logiciel de caisse de pouvoir fournir la preuve d’un engagement formel auprès d’un organisme certificateur accrédité, que ce soit par une commande ferme, un devis accepté ou un contrat signé. ATOOK peut ainsi attester de sa démarche active : à la demande de ses clients ou partenaires, notre équipe fournit la preuve d’engagement requise, garantissant la conformité en vigueur durant toute la période de transition réglementaire.

Cette démarche proactive rassure les utilisateurs du logiciel d’ATOOK et témoigne de notre sérieux dans le respect des obligations de sécurisation, inaltérabilité, conservation et archivage des données d’encaissement, en attendant la délivrance officielle de la certification.

Conclusion

La norme NF525 est un gage de transparence, de sécurité et de sérénité pour les entreprises face à leurs obligations fiscales. En vous équipant d’un logiciel conforme, vous sécurisez votre activité tout en gagnant en efficacité et en confiance.

Ne laissez pas la conformité au hasard : faites le choix d’une solution ERP conforme aux normes en vigueur.

Nouveauté ATOOK Chantier : facilitez l’entretien réglementaire de vos équipements de chauffage

i.laveille@callirhoe.fr — Thu, 06 Mar 2025 08:30:55 +0000

Mis à jour le :

15 avril 2026

En France, l’entretien des équipements de chauffage est encadré par des obligations légales.

Quelles obligations pour les usagers de pompes à chaleur ?

Chaque équipement de chauffage individuel doit faire l’objet d’un entretien annuel dés lors qu’il est de type :

Chaudière au fioul, gaz, bois, charbon, multi-combustible dont la puissance est comprise entre 4 et 400 kilowatts ;
Pompe à chaleur ;
Appareil de chauffage avec ventilation.

QUELLES obligations POUR LES prestataires D’entretien périodique des pompes à chaleur ?

L’arrêté du 24 juillet 2020 fixe les spécifications techniques et les modalités d’entretien annuel des équipements de chauffage.

Voici les principaux points :

Vérification et nettoyage : L’entretien annuel comprend la vérification de la chaudière ou de la pompe à chaleur, son nettoyage et son réglage si nécessaire. En tant que professionnel vous devez également évaluer les éléments de sécurité pour éviter les risques d’intoxication au monoxyde de carbone.
Évaluation du rendement : Il faut évaluer le rendement de l’appareil et, si les systèmes de chauffage ou les besoins de chauffage ont changé depuis le dernier entretien, évaluer le dimensionnement du générateur de chaleur par rapport aux besoins de chauffage
Conseils : Le prestataire doit fournir des conseils sur le bon usage de la chaudière, les améliorations possibles de l’installation de chauffage et l’intérêt éventuel de remplacer la chaudière
Attestation d’entretien : à établir dans les 15 jours suivant l’entretien.

Modèles d’attestation EXCEL et PDF gratuits à télécharger :

Attestation d’entretien PAC

Attestation d’entretien chaudière GAZ

Type et fréquence d’entretien par équipement

Type d’équipement	Entretien semestriel	Entretien annuel	Entretien biennal	Entretien triennal	Entretien quinquennal
Chaudières		Visite d’entretien des chaudières de 4 à 400 kW, avec attestation d’entretien remise sous 15 jours	Chaudières collectives de 400 kW à 20 MW
Pompes à chaleur et systèmes de climatisation	Contrôle d’étanchéité pour les systèmes avec une charge en fluide frigorigène entre 50 et 500 tonnes équivalent CO2	Contrôle d’étanchéité pour les systèmes avec une charge en fluide frigorigène entre 5 et 50 tonnes équivalent CO2	PAC de 4 à 70kW		PAC > 70kW Changement des fluides frigorigènes (toutes puissances)
Conduits de fumée	Ramonage	Ramonage des conduits reliés à des appareils à combustible gazeux		Examen des conduits tubés ou chemisés
Appareils de chauffage individuels		Chaudières, chauffe-eau, appareils de cuisine à combustion et leurs conduits de raccordement
Installations de ventilation, VMC		Systèmes de ventilation des logements individuels			VMC raccordées à des appareils à gaz en logement collectif, et vérification du dispositif de sécurité collective
Disconnecteurs		Disconnecteurs des installations individuelles et collectives

Quelles mentions obligatoires doivent figurer sur l’attestation d’entretien annuel ou bisannuel ?

Voici les mentions à inclure dans votre attestation, que vous remettrez à votre client sous un délai de 15 jours de manière dématérialisée :

Nom et adresse du commanditaire ;
Adresse de l’installation et local où se situe le système de chauffage
Identification de l’équipement (marque, modèle, énergie et, si possible, numéro de série, date de mise en service, puissance) ;
Date de la dernière prestation d’entretien, si disponible ;
Nom et coordonnées de la personne ayant effectué l’entretien ;
Date de la visite d’entretien ;
Nom et signature de la personne ayant effectué la visite d’entretien ;
Liste des points contrôlés (d’après l’arrêté du 24 juillet 2020) ;
Marque et référence des appareils de mesure utilisés ;
Résultats des mesures.

Un devoir de conseil

La personne ayant effectué l’entretien du système de chauffage fournit, à l’issue de la prestation d’entretien, des conseils nécessaires portant sur le bon usage de celui-ci, les améliorations possibles de l’ensemble de l’installation et l’intérêt éventuel du remplacement de celle-ci, visant à réduire les consommations d’énergie de l’installation de chauffage ou de refroidissement.

Ces conseils sont inscrits sur l’attestation d’entretien, ils sont donnés à titre indicatif et ont une valeur informative. Aucun investissement proposé par la personne ayant effectué l’entretien ne revêt un caractère obligatoire. Il s’agit de conseils et non de prescriptions ou d’injonctions de faire. Ils peuvent porter sur :

Le système thermodynamique ;
Le fluide frigorigène ;
Les systèmes de régulation et de contrôle de température ;
Le réseau de distribution : l’intérêt de procéder à un désembouage ainsi qu’à un rééquilibrage du réseau ;
la bonne adéquation des émetteurs avec le générateur notamment si l’un de ces systèmes a été changé depuis le dernier entretien ;
Les améliorations possibles permettant d’optimiser les radiations solaires et les apports de chaleur internes.

Les recommandations pour l’amélioration couvrent les champs suivants :

Adaptation à l’utilisation réelle du bâtiment ;
Réduction des besoins de refroidissement et de chauffage ;
Fonctionnement incorrect du système, des sous-systèmes ou des composants ;
Remplacement du système, des sous-systèmes et des composants.

Facilitez la gestion de vos comptes-rendus d’intervention avec ATOOK

ATOOK Solutions a récemment déployé une nouvelle fonctionnalité dans le logiciel ATOOK Chantier, spécialement conçue pour aider les professionnels chauffagistes à répondre aux obligations réglementaires en matière d’entretien des équipements de chauffage. Cette innovation permet d’intégrer des formulaires spécifiques pour chaque client, facilitant ainsi la gestion des entretiens et des contrôles obligatoires.

Intégration de formulaires spécifiques

Pendant l’intervention, le technicien sur le terrain accède à un formulaire dédié via son application mobile. Ce formulaire contient toutes les mentions obligatoires de l’attestation d’entretien, garantissant ainsi que toutes les vérifications et les contrôles nécessaires sont effectués et documentés correctement.

Personnalisation des formulaires

Créez des formulaires personnalisés et attribuez les à vos type d’intervention (entretien annuel, contrôle d’étanchéité, ramonage, etc.)

Remplissage en temps réel : Pendant l’entretien, le technicien remplit le formulaire avec les informations requises, telles que les opérations effectuées, les résultats des contrôles et les conseils donnés au client. Des valeurs d’échelle peuvent être appliquées pour guider le technicien dans le remplissage du formulaire.

Synchronisation automatique : Une fois le formulaire complété, il est automatiquement synchronisé avec l’ERP au bureau. Cela permet une mise à jour instantanée des dossiers clients et une traçabilité optimale des interventions.

Envoi dématérialisé et archivage des rapports d’intervention

Après synchronisation, le client peut recevoir le rapport d’intervention de manière dématérialisée, offrant ainsi une preuve d’entretien rapide et fiable. De plus, tous les rapports sont archivés dans le dossier du client, facilitant l’accès aux historiques d’entretien et assurant une conformité continue avec les obligations réglementaires.

Les rapports d’intervention peuvent également être envoyés en masse par mail depuis ATOOK, représentant un gain de temps considérable.

Gérez vos interventions au quotidien avec ATOOK

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La mobilité sur les chantiers : un levier de performance incontournable pour le BTP

i.laveille@callirhoe.fr — Thu, 23 Jan 2025 12:45:13 +0000

Mis à jour le :

16 avril 2026

Pourquoi mettre en place un suivi de chantier sur application mobile ?

Les équipes du BTP passent 80% de leur temps sur le terrain. Pourtant, la gestion administrative reste chronophage. Les solutions mobiles pour le chantier transforment radicalement cette situation. Les solutions développées par des experts métier comme ATOOK permettent aux collaborateurs d’accéder instantanément à toutes les informations dont ils ont besoin pour travailler efficacement.

Optimiser la préparation des interventions avec les fiches d’intervention digitales

La réussite d’un chantier commence par une organisation minutieuse. Les solutions mobiles offrent un accès immédiat aux éléments clés :

Planning détaillé ;
Durée d’intervention prévue par le chargé d’affaires ;
Nature précise des missions ;
Liste des équipements spécifiques nécessaires à apporter sur site ;
Historique des interventions ;
Liste et spécifications techniques des équipements sur lesquels il faut intervenir chez le client ;
Articles à livrer ;
Accès aux documents techniques ;
Formulaires obligatoires ;
Compte-rendu d’intervention avec photo, commentaires et signature client ;
Localisation exacte des sites.

Un suivi simplifié et efficace = un gain de productivité sur le terrain

La digitalisation transforme le quotidien des équipes. Les collaborateurs peuvent désormais :

Consulter l’historique complet des interventions ;
Créer des bons d’intervention numériques ;
Rédiger leurs rapports directement sur site et le faire signer par le client ;
Documenter leur travail avec des photos avant/après et commentaires sur l’intervention.

Une gestion des temps révolutionnée

Le suivi des temps devient précis et automatisé. Les équipes déclarent leurs heures en temps réel. Le système collecte automatiquement :

Les temps prévus (vendus) par les chargés d’affaires pour chaque intervention ;
Les temps planifiés ;
Les temps réellement travaillés sur site.

Des économies substantielles

Diminution de 30% du temps administratif ;
Réduction de 25% des erreurs de saisie ;
Gain moyen de 2 heures par semaine et par collaborateur ;
Retour sur investissement en moins de 12 mois.

Des déplacements optimisés

La gestion intelligente des interventions permet :

Une meilleure coordination des interventions
Une réduction de 6% des kilomètres parcourus
Une baisse de 10% des émissions de GES
Le développement du covoiturage entre équipes

Une satisfaction client renforcée

La digitalisation améliore considérablement la relation client :

Traçabilité complète des prestations
Facturation accélérée
Interventions plus rapides grâce à la géolocalisation
Rapports d’intervention transmis instantanément

En définitive, la mobilité sur chantier devient incontournable pour les entreprises du BTP. Cette évolution permet d’optimiser les processus, d’améliorer la productivité et de renforcer la compétitivité. Avec une solution adaptée comme celle d’Arinfo et un accompagnement professionnel, la transformation digitale devient un véritable atout stratégique pour les 1,76 million d’actifs du secteur. La clé du succès réside dans le choix d’une solution éprouvée, développée par des experts du BTP. Les entreprises qui franchissent le pas de la mobilité constatent rapidement des bénéfices concrets, tant sur le plan opérationnel que financier. Cette modernisation devient ainsi un investissement rentable pour l’avenir.

Pourquoi choisir ATOOK, la solution de mobilité sur les chantiers ?

Un accompagnement expert

Expert des solutions de gestion depuis plus de 30 ans et forts d’e l’expertise d’une expertise construite auprès de nos clients , nous vous accompagnons dans la mise en place d’outils adaptés à votre métier et à vos objectifs.

Une solution complète et évolutive

Nos solutions intègrent toutes les fonctionnalités nécessaires :

Interface adaptée aux conditions de chantier ;
Synchronisation automatique des données ;
Fonctionnement hors ligne ;
Protection des données conforme au RGPD.

Une équipe réactive

La satisfaction des utilisateurs est notre priorité n°1. C’est pourquoi nos équipes sont joignables du lundi au vendredi de 8h30 à 17h30. Nous prenons le temps de répondre à vos questions et d’accompagner vos équipes dans la prise en main de leurs outils, afin qu’elles gagnent rapidement en productivité.

ERP clé en main vs ERP sur mesure, comment choisir ?

i.laveille@callirhoe.fr — Wed, 27 Nov 2024 15:01:06 +0000

Mis à jour le :

16 avril 2026

Le choix d’un ERP est une décision stratégique majeure pour toute entreprise. Deux options s’offrent principalement à vous : l’ERP clé en main (mode standardisé) et l’ERP en mode projet. Chacune présente des avantages et des inconvénients qu’il convient d’évaluer attentivement. Il n’existe pas de bonnes ou mauvaises solutions intrinsèquement. Ce qui va déterminer la pertinence du choix, sera son adéquation avec ce que vous voulez en faire..

L’ERP clé en main : rapidité, économie et simplicité

Avantage N°1 : la rapidité de mise en œuvre

L’ERP est déjà configuré avec des paramètres standard adaptés aux besoins courants des entreprises. Cela réduit considérablement le temps d’implémentation par rapport à une solution entièrement personnalisée, pour laquelle des développements spécifiques ont été réalisés.

Avantage N°2 : un coût initial relativement faible

La structure du logiciel et de sa mise en place étant préétablie, elle nécessite beaucoup moins de dépenses et de temps de déploiement.

Avantage n°3 : une fiabilité déjà éprouvée

Un logiciel clé en main est conçu à partir d’un modèle déjà testé et validé auprès de nombreuses entreprises. Cela limite les risques de dysfonctionnements majeurs et garantit une solution performante dès le départ. En outre, du fait d’avoir déjà du « vécu », son ergonomie et son intuitivité sont généralement plutôt bonnes et nécessitent de par le fait moins de formation initiale.

Le mode standard ne signifie pas pour autant un mode figé. Le logiciel évolue au gré des mises à jour et permet bien souvent d’évoluer avec vos besoins par une approche modulaire. Vous partez avec la base puis au fur et à mesure de vos usages, et des projets de votre structure, vous avez moyen la plupart du temps de rajouter des fonctionnalités à cette 1^ère couche.

L’ERP clé en main d’ATOOK Solutions

ATOOK Solutions propose deux ERP métier clés en main : ATOOK Chantier et ATOOK Négoce. La solution ATOOK Chantier s’adresse à toutes les TPE et PME dans le secteur du bâtiment, de l’entretien et de la maintenance ou des aménagements extérieurs. Quant à ATOOK Négoce, il est particulièrement bien adapté aux grossistes, centrales d’achat, shipchandler (hors agroalimentaire).

Ces solutions ont été pensées, développées, éprouvées, ou encore testées avec des clients historiques dans ces secteurs d’activité. Ainsi, nous vous proposons des outils déjà adaptés à vos problématiques métier.

L’ERP sur mesure : flexibilité, personnalisation et adaptation

L’ERP sur mesure vient s’appuyer sur un socle existant, auquel vous venez greffer vos modules spécifiques. Il nécessite forcément du temps, de l’argent, et beaucoup d’implication de la part des équipes. Étant donné leur budget conséquent, ces solutions s’adressent principalement aux PME et aux ETI.

Avantage n°1 : un outil qui s’adapte à vos process, et non l’inverse

Chaque entreprise a ses spécificités : celles-ci sont liées au secteur d’activité, au métier ou encore (surtout) à l’historique de l’entreprise. Trouver un logiciel qui s’adapte parfaitement à vps process peut se montrer compliqué si vous cherchez absolument à conserver votre mode de fonctionnement. L’ERP sur mesure se présente alors comme la bonne solution.

Avantage n°2 : des modules métier poussés pour répondre gagner en productivité

L’approche sur-mesure permet de développer des modules spécifiques pour être au plus près de vos besoins. Parfois, il s’agit d’un périmètre limité ou d’une seule étape de vos process. Mais s’il s’agit d’une étape est bloquante dans votre gestion, alors le développement d’un module sur mesure peut vous faire gagner rapidement en productivité.

À savoir : la durée de mise en oeuvre d’un ERP sur mesure peut être longue

Adopter une solution sur mesure nécessite du temps : plusieurs mois voire plus d’une année. Cette option implique d’analyser l’adéquation de vos besoins et de les traduire en termes de développement. De votre côté, vous allez aussi devoir échanger, tester, éprouver et, chose à ne pas négliger, vous allez devoir mener une conduite au changement. L’humain est parfois plus compliqué à gérer que la technologie

Le cahier des charges ERP, un élément à ne pas négliger

Que vous choisissiez un ERP sur mesure ou une solution déjà existante, l’établissement d’un cahier des charges est primordial et doit intervenir avant l’arbitrage entre les deux options. Celui-ci vous permettra d’établir la liste de vos besoins, de les traduire en termes de fonctionnalités, puis d’établir quelles sont les fonctionnalités non négociables et les fonctionnalités secondaires.

Attention en particulier dans le cas de solutions sur mesure. Qui dit développement spécifique, signifie au préalable un cahier des charges clair avec un périmètre bien défini. Cela qui implique une réflexion de fond, en amont, sur vos flux, process et besoins, actuels et futurs. Sans cela, vous perdrez énormément en terme de productivité, efficacité et pourriez même décourager les équipes impliquées.

ERP clé en main ou ERP sur mesure : Les critères de choix

En résumé, les éléments à prendre en compte pour arbitrer entre une solution de gestion déjà existante et une solution sur-mesure sont principalement :

Le délai fixé pour la mise en œuvre ;
Le budget que vous êtes prêts à consacrer à l’outil ;
Le taux d’adéquation entre vos processus et les solutions existantes ;
Le niveau de maturité de votre entreprise sur la connaissance de ses besoins actuels et futurs ;
Le niveau d’implication de vos équipes sur les phases d’implémentation.

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Guide PME : réussir la transition vers un nouveau logiciel de gestion

tech@webkitchen.fr — Fri, 19 Apr 2024 10:13:45 +0000

Dans un monde en constante évolution, la capacité d’une entreprise à s’adapter et à innover est cruciale pour rester compétitive. L’une des décisions les plus importantes qu’une entreprise peut prendre est celle de passer à un nouveau logiciel de gestion (aussi appelé ERP pour Enterprise Resource Planning). Cette transition, structurante pour l’entreprise, peut être complexe si elle n’est pas planifiée et exécutée correctement. Dans cet article, nous allons explorer les étapes clés pour réussir la transition vers un nouveau logiciel de gestion.

Mis à jour le :

16 avril 2026

1. Évaluer les besoins et objectifs de l’entreprise

La première étape consiste à définir clairement les besoins de votre entreprise ainsi que les objectifs que vous souhaitez atteindre avec un nouveau logiciel de gestion.

À cette étape, plusieurs points de vigilance doivent être pris en compte. Voici les principaux éléments à considérer.

Aligner les objectifs et la stratégie globale de l’entreprise

Les objectifs doivent être alignés avec des moyens pratiques, définis dans la stratégie globale de l’entreprise. La transition vers un nouveau logiciel doit contribuer aux objectifs à long terme de l’entreprise. La définition du périmètre à couvrir par l’outil doit s’inscrire dans cette vision stratégique.

Impliquer les parties prenantes dans le choix de l’ERP

Il est essentiel d’impliquer les parties prenantes clés de l’entreprise dans l’établissement des objectifs et l’évaluation des besoins. Cela garantit que les perspectives et les exigences de toutes les parties sont prises en compte, ce qui augmente les chances de succès de la transition.

2. Rédiger un cahier des charges ERP exhaustif

La rédaction d’un cahier des charges complet permet de vérifier l’adéquation entre les process de l’entreprise et les fonctionnalités du logiciel de gestion. Chaque outil a ses spécificités, certains ERP ont une gestion des stocks très poussée alors que d’autres mettront l’accent sur la relation client (CRM). Voici quelques points clés pour bien rédiger votre cahier des charges et garantir l’adaptation du nouvel outil aux spécificités de votre entreprise.

Identifier et prioriser ses besoins

Identifiez vos besoins essentiels : Concentrez-vous sur les besoins les plus critiques de votre entreprise. Quels sont les problèmes spécifiques que vous cherchez à résoudre avec un nouveau logiciel de gestion ? Par exemple : améliorer la gestion du stock.

Identifiez les fonctionnalités indispensables pour répondre à ces besoins. Par exemple : connaître la valeur du stock par produit et par dépôt.

Priorisez les fonctionnalités en fonction de leur importance pour votre entreprise. Identifiez les fonctionnalités essentielles qui doivent être incluses dans le cahier des charges et celles qui pourraient être considérées comme secondaires ou facultatives.

Utiliser des outils

Utilisez des modèles de cahier des charges disponibles en ligne pour vous guider dans le processus de rédaction. Ces modèles peuvent vous aider à avoir une approche exhaustive et à structurer votre document.

Utilisez des outils de collaboration en ligne tels que Google Docs ou Notion pour faciliter le processus de rédaction du cahier des charges en permettant à plusieurs membres de l’équipe de contribuer et de commenter en temps réel.

Se faire accompagner

Communiquez directement avec les fournisseurs potentiels de logiciels de gestion pour discuter de vos besoins et obtenir des conseils sur la rédaction du cahier des charges. Ils peuvent vous fournir des informations précieuses sur les fonctionnalités disponibles et les meilleures pratiques de mise en œuvre. L’équipe ATOOK Solutions peut vous accompagner sur le sujet et vous aider à poser un cahier des charges. Il est essentiel de garder en tête que votre futur logiciel de gestion doit correspondre à vos besoins non seulement actuels mais également à plus long terme. Nous sommes là pour vous aider à projeter votre organisation dans un nouvel outil.

Soyez flexible et ouvert aux suggestions des fournisseurs de logiciels. Ils peuvent avoir des idées et des solutions innovantes pour répondre à vos besoins, même si elles ne sont pas spécifiquement mentionnées dans votre cahier des charges initial.

Prenez en compte les contraintes budgétaires de l’entreprise lors de l’évaluation des besoins et de l’établissement des objectifs. Soyez certain que le coût de la transition vers le nouveau logiciel de gestion est justifié par les avantages commerciaux qu’il apportera.

3. Choisir un logiciel de gestion

Faites des recherches approfondies pour identifier les options de logiciels de gestion qui répondent le mieux à vos besoins. Sans oublier les critères suivants.

Analyse des fonctionnalités DE L’ERP

Comparez attentivement les fonctionnalités offertes par les différents logiciels disponibles sur le marché. En effet, il est important de reconnaître que même si un logiciel ne répond pas en totalité à toutes les fonctionnalités énumérées dans le cahier des charges, il peut néanmoins apporter une valeur significative à une entreprise. Parfois, un regard neuf et différent sur les processus peut conduire à des innovations et des optimisations qui n’avaient pas été envisagées auparavant.

Cependant, il est primordial que le logiciel propose les fonctionnalités vitales, celles qui répondent aux besoins fondamentaux de l’entreprise que vous aurez identifiés lors de la phase précédente de définition du cahier des charges. Ces fonctionnalités constituent une base non négociable pour tout logiciel envisagé.

En fin de compte, lors de l’évaluation des logiciels, il est important de garder un équilibre entre les fonctionnalités requises et la capacité du logiciel à apporter de nouvelles perspectives et des améliorations aux processus existants. Un logiciel qui offre des fonctionnalités essentielles tout en proposant également des idées novatrices peut être une option intéressante pour les entreprises à la recherche de solutions complètes et innovantes.

Compatibilité et intégration

Vérifiez la compatibilité du logiciel avec les autres systèmes et applications que vous utilisez déjà dans votre entreprise. Le logiciel de gestion doit, ainsi, être capable de s’intégrer facilement à votre infrastructure existante pour éviter les problèmes de compatibilité et de migration des données.

Réputation du fournisseur

Faites des recherches approfondies sur la réputation et l’expérience du fournisseur de logiciels. Consultez les avis clients, les études de cas et les références pour évaluer la qualité du service client, la fiabilité du logiciel et la satisfaction générale des utilisateurs.

Coût du logiciel

Évaluez attentivement le coût total de possession du logiciel, y compris les frais de licence, les coûts de mise en œuvre, les frais de formation, les frais de maintenance et de support, ainsi que les coûts cachés éventuels. Vérifiez que le logiciel est rentable à long terme pour votre entreprise.

Évolutivité et flexibilité

Choisissez un logiciel évolutif et flexible, capable de s’adapter aux besoins changeants de votre entreprise à mesure qu’elle se développe. Assurez-vous qu’il offre des options de personnalisation et de mise à l’échelle pour répondre à vos besoins futurs.

Enfin, sélectionnez un fournisseur de logiciel ayant la capacité à maintenir le logiciel et proposer un service après-vente performant. Cela garantira que votre système reste opérationnel et que vous disposez d’un soutien adéquat en cas de problèmes ou de questions.

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4. Planifier l’implémentation de l’ERP

Pour une PME, il est vrai qu’une planification minutieuse peut sembler trop lourde et complexe. Cependant, il est toujours essentiel d’avoir une certaine structure et organisation pour assurer le succès de la transition vers un nouveau logiciel de gestion. Voici quelques suggestions pour simplifier le processus de planification :

Définir des objectifs clairs et réalisables

Au lieu d’une planification exhaustive, concentrez-vous sur la définition d’objectifs clairs et réalisables pour la transition vers le nouveau logiciel. Identifiez les principaux résultats que vous souhaitez obtenir et focalisez vous sur les actions nécessaires pour les atteindre.

Impliquer les parties prenantes

Impliquez les parties prenantes clés de votre entreprise dans le processus de planification. Tenez des réunions informelles pour discuter des besoins, des objectifs et des attentes liés au nouveau logiciel. Cette approche favorise la collaboration et l’engagement de l’équipe.

Adopter une approche agile

Considérez une approche agile pour la planification et la mise en œuvre du nouveau logiciel. Plutôt que de suivre un plan strict et détaillé, essayez des étapes de développement plus flexibles et répétitives. En outre, adaptez vous aux changements au fur et à mesure qu’ils surviennent.

Prioriser les tâches

Identifiez les tâches les plus critiques et prioritaires pour la transition vers le nouveau logiciel. Concentrez vos efforts sur ces tâches pour assurer une mise en œuvre réussie. Laissez de la flexibilité pour aborder les autres aspects par la suite.

Simplifier la documentation

Simplifiez la documentation en utilisant des formats légers et faciles à comprendre. Utilisez des outils en ligne tels que des tableurs ou des documents partagés pour documenter les principales étapes, les responsabilités et les échéanciers.

Favoriser la communication

Assurez-vous que la communication est ouverte et fluide tout au long du processus. Organisez des réunions régulières pour partager les progrès. L’occasion également de discuter des défis et prendre des décisions rapidement.

Évaluer et ajuster au besoin

Soyez prêt à évaluer et à ajuster votre plan au besoin. Surveillez les progrès, identifiez les problèmes potentiels et adaptez votre approche en conséquence pour garantir le succès de la transition.

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5. Migrer les données vers un nouveau logiciel de gestion

La migration des données est l’une des étapes les plus critiques de la transition vers un nouvel outil de gestion.

Vos données doivent être nettoyées, structurées avant d’être migrées de manière sécurisée vers le nouveau logiciel. Effectuez des tests rigoureux pour vérifier l’intégrité des données. Enfin, ayez des plans de sauvegarde en place au cas où des problèmes surviendraient.

ATOOK est bien entendu présent pour prendre en main cette migration de données et mettre en place les plans de sauvegarde nécessaires.

6. Suivi et ajustement

Une fois que le nouveau logiciel de gestion est en place, suivez alors de près son utilisation et recueillez les commentaires des utilisateurs. Soyez prêt à apporter des ajustements si nécessaire pour améliorer l’efficacité et l’adoption du logiciel.

Ces étapes sont les clés de réussite à votre transition vers un nouveau logiciel de gestion. Vous bénéficierez, de cette manière, des avantages qu’il offre en termes d’efficacité et de productivité.

En choisissant ATOOK Solutions comme partenaire dans cette transition, vous bénéficiez de notre expertise de 30 ans dans ce domaine. Nous vous accompagnons, ainsi, sur l’ensemble de votre projet et après celui-ci. En outre, notre expertise va bien au-delà du développement de logiciel de gestion. En effet, nous apportons à nos clients:

Une expérience solide vis-à-vis de leur métier ;
Un réflexion partagée sur leur process et leur efficacité ;
Des réponses à leurs besoins spécifiques ;
Une transition fluide ;
Un soutien complet à chaque étape ;
Un service de maintenance et infogérance.

Vous pouvez ainsi vous concentrer sur votre activité principale en toute tranquillité.

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