Gestion de stocks

Vous souhaitez limiter vos dépenses en utilisant Excel pour gérer vos stocks ? Et si cela vous coûtait finalement plus cher qu’un logiciel dédié ? Voici pourquoi Excel est un outil limité pour la gestion de stocks, qui vous fait perdre en productivité et empêche vos équipes de se dédier à des tâches à haute valeur ajoutée.

Pas si simple à utiliser

Il va falloir aller plus loin que la fonction SOMME(). Utiliser un outil comme Excel pour la gestion des stocks implique de maîtriser des fonctions avancées comme RECHERCHEX(), SOMME.SI.ENS(), INDEX(EQUIV()) et autres TCD. Bien que cela soit faisable, il faut prévoir un temps de formation pour vos utilisateurs. De l’ordre de 2 jours par utilisateur pour un utilisateur qui a déjà utilisé le logiciel, et jusqu’à 4 ou 5 jours pour des utilisateurs novices.

Bien sûr, un logiciel de gestion de stocks demande aussi un temps de formation. Mais tous les mécanismes logiques sont déjà existants dans le logiciel, ils ne sont pas à réinventer. Le temps passé à former vos collaborateurs sur un outil de gestion de stock vous garantit un suivi des stocks fiable au bout de quelques jours. Le temps dédié à une formation Excel vous permet juste d’avoir quelques éléments pour le construire vous-même, au lieu de vous concentrer sur votre activité.

Si on regarde plus loin : Excel deviendra, de toutes façons, rapidement limité au fur et à mesure du développement de votre activité. Investir dans un logiciel de gestion, c’est investir dans l’avenir de votre entreprise.

Saisie manuelle = erreurs

À partir du moment où vous utilisez votre clavier, il y a un risque d’erreur. Et chaque ressaisie d’information dans Excel multiplie ce risque. Avec un ERP ou un logiciel de gestion de stocks, tout est automatisé. Les quantités et prix saisis dans vos pièces commerciales (devis, factures) de vente et d’achat réduisent ou augmentent le stock des références concernées. Vous connaissez en temps réel votre stock exact et sa valeur par référence, et vous savez que cette donnée est fiable.

Informations non synchronisées = une couche de vérification supplémentaire

Comment savez-vous si vous pouvez ajouter un produit à votre devis ? Vous devez d’abord vous assurer que ce produit est en stock. Version Excel : vous ouvrez votre tableur, vous cherchez la référence, vous lisez la quantité en stock. Vous attendez que Pascal ait fini son coup de téléphone pour lui demander s’il a bien saisit sa dernière commande client sur le tableur. Temps passé : 30 secondes. Version logiciel de gestion : si le produit n’est pas en stock, une notification vous en informe. Le logiciel vous propose un produit de remplacement. Temps passé : 5 secondes.

Maintenant si votre devis comporte 30 lignes, il vous prend 15 minutes à créer avec la vérification des stocks dans Excel. Vs 2 minutes 30 minute avec un logiciel de gestion. Vous faîtes 10 devis par jour ? Cela vous prend 2 heures 30. Ajoutez-y 1 heure pour ressaisir les quantités vendues et les prix de vente de la journée dans votre tableau de suivi des stocks. Si on estime un coût horaire brut à 30€ fixe pour un·e chargé·e d’affaire, ces 3h30 quotidiennes vous coûtent 105€. C’est plus que le coût mensuel d’une licence utilisateur pour un logiciel de gestion commerciale qui vous permettrait de faire ces 10 devis en moins d’une heure.

Aucune gestion des typologies de stocks

Vos stocks n’ont pas que deux statuts possibles (en stock vs en rupture). Comment considérez vous le statut d’un produit commandé mais non encore livré ? Fait-il partie du stock puisqu’il n’est pas encore livré ? Ou bien est-il à exclure du stock alors qu’il est encore sur vos étagères ? Excel ne permet pas de prendre en compte les différentes typologies de stocks et laisse du flou dans votre gestion. Un logiciel de gestion vous donne vos stocks par typologie (stock réel, théorique, réservé, disponible, etc.), actualisés en temps réel dès que le statut de vos commandes évolue. Vous avez ainsi une visibilité totale sur ce que vous pouvez vendre ou non.

Le casse tête des stocks en ventes multi-canal

Vous vendez vos produits en ligne et à des revendeurs et vous mettez à jour vos stocks manuellement ? Et si vous vous simplifiez la vie en utilisant un outil qui se connecte à chacun de vos canaux de vente ? Vous utilisez Shopify, Magento ou Woo commerce, ou un site de vente intra-groupe ou B2B ? Vous pouvez faire communiquer ces données entre elles et maintenir votre stock à jour en temps réel grâce aux intégrations de votre ERP.

Gestion des numéros de série compliquée = traçabilité produit incomplète

Gérer des numéros de série dans Excel rajoute une couche de saisie chronophage et source d’erreurs. Un ERP avec une gestion de stocks avancée prend en charge ces contraintes (trace des ventes par produit et par numéro de série). Vous êtes ainsi en conformité avec les exigences légales de traçabilité, sans vous rajouter de contraintes organisationnelles supplémentaires.

Pas de gestion des nomenclatures produits

Si vous vendez des produits composés, épargnez vous le casse tête Excel. Les produits composés (ou nomenclatures de produits) sont des produits formés à partir de plusieurs produits « composants ». Ce sont par exemple les kits ou packages de produits. Pour chaque vente d’un produit composé, vous devez mettre à jour le stock de tous les produits qui le composent. Un logiciel de gestion vous permet de connaître votre stock de produits composés et de savoir combien de nouveaux assemblages vous pouvez réaliser. Il est même possible de gérer plusieurs niveaux de nomenclatures (un produit composant lui-même composé de plusieurs autres composants). Les produits nomenclaturés sont ajoutés aux devis en un clic, impactant automatiquement le stock.

Une gestion mobile des stocks impossible

Connectez votre logiciel de gestion avec une solution mobile de gestion d’entrepôt (WMS). Vos collaborateurs, équipés de tablette ou douchette, peuvent scanner les code-barres qui vont automatiquement lire la référence produit, le numéro de série, permettre de renseigner un emplacement et une quantité. Toutes ces informations sont automatiquement synchronisées avec votre ERP. Vos délais de préparation et d’envoi sont drastiquement réduits. Tout cela est impossible avec Excel.

Il ne s’agit pas juste de connaître vos stocks

Une gestion optimisée des stocks a pour objectif de maximiser votre trésorerie et votre taux de service. Si votre outil de gestion de stocks ne vous permet pas d’avoir assez de visibilité, vous risquez de surstocker ou d’être en rupture. Dans le premier cas, vous immobilisez de la tréso pour rien. Dans le second, vous avez des clients insatisfaits. Un bon outil de gestion vous permet de paramétrer des règles de réapprovisionnement et des alertes basées sur vos historiques de ventes et vos projections.

Ce que vous gagnez à passer sur une solution de gestion de stocks

• Un gain de productivité radical : réduisez de 80% le temps de préparation de vos devis et factures grâce à la synchronisation automatique des quantités et prix des produits.
• Un risque d’erreur drastiquement réduit : moins vous faites de saisie (quantité, référence, prix, numéro de série, etc.), moins vous faites d’erreurs. Laissez simplement les informations (fiche produit, ventes, achats, stocks) communiquer automatiquement entre elles.
• Allez plus loin que la simple gestion des quantités : obtenez une valorisation de vos stocks en un clic, calculée selon leur coût de transport et leur ancienneté.
• Fiabilisez la gestion de vos stocks : ne soyez pas dépendant·e de la seule personne de votre entreprise qui sait utiliser le fichier Excel « STOCKS vDEf 2.1.7.xlsx ». Profitez d’un logiciel créé par des spécialistes de la gestion de stocks et soyez conformes aux normes comptables (inventaire, valorisation, etc.).
• Structurez votre entreprise avec un écosystème de solutions logicielles qui communiquent entre elles. Avec un ERP intégré à vos autres solutions logicielles, vos ventes, achats, stocks, gestion, logiciels CRM, métiers et comptables communiquent. Vous fiabilisez l’information pour une gestion structurée et une prise de décision éclairée.
• Vous êtes accompagné·e : la mise en place d’un ERP va bien au-delà d’un simple outil. C’est un échange avec des experts qui sauront vous guider pour gérer au mieux vos stocks avec votre logiciel.

Quand passer à un logiciel de gestion de stocks ?

À quel moment devient-il intéressant de passer sur un logiciel ERP pour gérer ses stocks ? Voici quelques éléments pour vous donner une idée du bon timing.

• Votre équipe s’agrandit et votre entreprise commence à se structurer. Vous avez plusieurs collaborateurs qui interviennent sur la gestion des produits, des stocks et des ventes ? Il est temps de leur proposer un outil permettant de sécuriser et faciliter le travail collaboratif. Tout le monde a accès aux mêmes informations, et les modifications de l’un·e ne viennent pas écraser les modifications de l’autre.
• Vous passez autant de temps à mettre à jour vos stocks manuellement qu’à préparer vos commandes ? C’est peut être le signe que vous pourriez réaliser de sérieux gains de productivité avec un logiciel adapté.
• Vous n’avez pas de visibilité sur votre trésorerie ni vos besoins d’approvisionnement ? Un n-ième tableau Excel ne vous aidera qu’à court terme. Un logiciel dédié vous permet d’optimiser vos stocks en fonction de vos ventes passées et de vos projections.

À lire aussi

• 
  EXCEL Gestion des stocks : la fausse bonne idée
• 
  Gestion des achats : comment choisir le bon logiciel pour une PME ?
• 
  Guide PME : réussir la transition vers un nouveau logiciel de gestion

Attestation d’entretien de chaudière gaz : les éléments obligatoires à mentionner

Parties prenantes et installations concernées par l’entretien

L’attestation d’entretien annuelle remise au propriétaire de la chaudière doit obligatoirement comprendre les informations suivantes relatives à l’intervention (Cf Arrêté du 24 Juillet 2020 relatif au contrôle des chaudières, Annexe 5) :

• Nom et adresse du commanditaire ;
• Adresse de l’installation et local où se situe la chaudière faisant l’objet de l’entretien ;
• Identification de la chaudière (marque, modèle, énergie, mode d’évacuation, numéro de série, date de mise en service, puissance) ;
• Identification du brûleur à air soufflé (si applicable) : date, marque, modèle ;
• Date du dernier entretien, si disponible ;
• Date du dernier ramonage, si disponible et si applicable ;
• Nom et coordonnées de la personne ayant effectué l’entretien ;
• Date de l’intervention d’entretien ;
• Marque et référence des appareils de mesure utilisés.

Points de contrôle et relevés

L‘arrêté du 15 septembre 2009 relatif à l’entretien annuel des chaudières dont la puissance nominale est comprise entre 4 et 400kW précise en Annexe 1 que les contrats d’entretien, et a fortiori les visites d’entretien, doivent intégrer les points de contrôle suivants, encadrés par la norme Afnor NF X50-010 de Novembre 2007, article 3.1. :

Contrôles et nettoyages

Les éléments suivants de l’installation doivent être contrôlés et leur contrôle doit être mentionné sur l’attestation d’entretien.

• Nettoyage du corps de chauffe, du brûleur, de la veilleuse, de l’extracteur (si incorporé dans l’appareil) ;
• Vérification du circulateur (si incorporé dans l’appareil) ;
• Vérification et réglage des organes de régulation (si incorporés dans l’appareil) ;
• Vérification des dispositifs de sécurité de l’appareil ;
• Vérification de l’état, de la nature et de la géométrie du conduit de raccordement (voir XP P 45-500)
• Dans le cas d’une chaudière raccordée à une VMC gaz :
  • Vérification fonctionnelle de la sécurité individuelle équipant ladite chaudière ;
  • Nettoyage du conduit de raccordement ;
• Vérification des débits de gaz et réglage éventuel, si cette procédure est bien prévue par le fabricant ;
• Pour les chaudières avec ballon à accumulation, vérification des anodes ainsi que des accessoires fournis par le constructeur et suivant les prescriptions de celui-ci.

Mesures

Les mesures suivantes doivent être reportées sur l’attestation d’entretien.

• Dans le cas d’une chaudière équipée de brûleurs à air soufflé :
  • Mesure de la température des fumées ;
  • Mesure de la teneur en dioxyde de carbone (CO2) ou en oxygène (O2) dans les fumées ;
• Dans le cas d’une chaudière à circuit de combustion non étanche (type B) :
  • Mesure, une fois les opérations de réglage et d’entretien de l’appareil réalisées, de la teneur en monoxyde de carbone (CO) dans l’ambiance et à proximité de l’appareil en fonctionnement (Note : Le protocole de référence pour la mesure du taux de monoxyde de carbone dans l’air ambiant est celui établi par le CNPG en 2025.)
  • Vérification que la teneur en monoxyde de carbone mesurée est inférieure à 50 ppm.

Mentions obligatoires

Retrouvez ci-dessous la liste des mentions à inclure dans votre attestation d’entretien pour une chaudière à gaz.

Taux de monoxyde de carbone dans l’air ambiant

L’arrêté du 24 Juillet 2020 précise que, selon le taux mesuré de monoxyde de carbone (CO) dans l’air ambiant, l’attestation d’entretien doit afficher obligatoirement l’une des mentions suivantes :

Teneur mesurée en monoxyde de carbone (CO)	À mentionner dans l’attestation
< 10 ppm	La situation est normale.
10 à 50 ppm	Il y a anomalie de fonctionnement nécessitant impérativement des investigations complémentaires concernant le tirage du conduit de fumée et la ventilation du local.
> 50 ppm	Il y a un danger grave et imminent nécessitant la mise à l’arrêt de la chaudière et la recherche du dysfonctionnement avant remise en service.

Rapport d’intervention et attestation d’entretien périodique : quelle différence ?

Le rapport d’intervention, aussi appelé fiche d’intervention, est un document délivré par le plombier chauffagiste au client, synthétisant les informations propres à l’intervention. On y retrouve le type d’intervention, la date, les manipulations effectuées, les produits fournis, les recommandations pour l’entretien des équipements, et toute autre information jugée utile pour faciliter le suivi technique des équipements et la facturation. On l’utilise régulièrement dans le cadre d’interventions de maintenance, de SAV ou de dépannage.

L’attestation d’entretien annuel, elle, comprend tous les éléments techniques liés au suivi de la performance et à la sécurité des équipements. On y retrouve les relevés attestant de la performance énergétique de l’équipement, de l’étanchéité des circuits, et plus globalement du bon fonctionnement de tous les éléments de la pompe à chaleur. Délivrée par un professionnel certifié RGE ou habilité à la manipulation des fluides frigorigènes, elle permet au propriétaire de la pompe à chaleur d’attester du bon entretien de la pompe pour rester éligible aux garanties constructeurs et/ou aux aides gouvernementales.

Comment remplir une fiche d’intervention ?

En l’absence de devis préalable à l’intervention, la fiche d’intervention peut avoir valeur de contrat. Elle doit alors être signée avant la réalisation des travaux et afficher les mentions légales obligatoires au titre du code de la consommation, à savoir :

• L‘identité du prestataire ;
• La date de réalisation prévue ou réelle de la prestation et / ou de livraison des biens ;
• La nature et le prix des biens et services fournis ;
• Les conditions générales de vente ;
• L’identité et la signature du client (signature avant et après travaux en l’absence de devis)

Source : Article L111-1 du Code de la consommation

Modèle de fiche d’intervention PDF

Téléchargez notre modèle de fiche d’intervention PDF pour interventions de SAV, maintenance ou installation.

Modèle de fiche d’intervention EXCEL

Téléchargez notre modèle de fiche d’intervention EXCEL pour interventions de SAV, maintenance ou installation.

À lire aussi

• 
  Attestation d’entretien de chaudière gaz : mentions obligatoires, modèles PDF et Excel
• 
  Attestation d’entretien de pompe à chaleur : modèle PDF et EXCEL
• 
  Fiche d’intervention : modèles PDF et EXCEL gratuits

À lire aussi

• 
  Attestation d’entretien de chaudière gaz : mentions obligatoires, modèles PDF et Excel
• 
  Attestation d’entretien de pompe à chaleur : modèle PDF et EXCEL
• 
  Fiche d’intervention : modèles PDF et EXCEL gratuits

À lire aussi

• 
  Gestion des achats : comment choisir le bon logiciel pour une PME ?
• 
  ERP clé en main vs ERP sur mesure, comment choisir ?
• 
  Guide PME : réussir la transition vers un nouveau logiciel de gestion