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Achats & stocks
Vous passez trop de temps à recalculer vos stocks manuellement à partir de vos factures fournisseurs et de vos factures clients ? Un logiciel de gestion des achats vous permettra d’automatiser cette tâche chronophage et comportant un risque d’erreurs élevé.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des achats ?
Un logiciel de gestion des achats est un outil permettant de centraliser vos commandes et factures fournisseurs afin d’impacter automatiquement les stocks et tarifs de vos produits. Il permet également de suivre vos échéances de paiement et de retrouver toutes les informations administratives et commerciales de vos fournisseurs (contacts, remises, etc.).
Quelles sont les outils existants pour gérer ses achats ?
Vous pouvez gérer vos achats grâce à un logiciel de facturation ou un ERP, le dernier étant un logiciel plus complet incluant un module de facturation.
Utiliser un logiciel de facturation pour gérer ses achats
Un logiciel de facturation permet de :
- Créer des devis et factures rapidement et conformément aux normes légales ;
- Suivre vos paiements clients ;
- Centraliser vos factures fournisseurs ;
- Suivre vos échéances de paiement fournisseurs.
Des outils généralistes comme Pennylane, Tiime (très orientés comptabilité) ou Qonto (à destination des indépendants), permettent de gérer les factures fournisseur, de les centraliser et les associer à des paiements. Pratique pour gérer vos factures clients et fournisseurs, ce type d’outil ne permet néanmoins pas une gestion poussée des achats et des approvisionnements.
Utiliser un ERP pour gérer ses achats et approvisionnements
Un ERP (pour Enterprise Resource Planning) est un logiciel de gestion complet englobant tous les processus administratifs et commerciaux de l’entreprise : facturation, gestion des stocks, suivi des paiements, transfert en comptabilité, etc.
Un ERP permet, entre autres, de :
- Créer des devis et factures rapidement et conformément aux normes légales ;
- Calculer automatiquement vote marge brute par produit ;
- Centraliser vos conditions commerciales fournisseurs (contacts, tarifs d’achat, remises quantitatives, etc.) ;
- Impacter vos stocks lorsqu’une commande client ou une facture fournisseur est saisie ou importée ;
- Connaître vos besoins de réapprovisionnement par produit ;
- Suivre vos échéances de paiement et votre balance âgée client et fournisseurs ;
- Réaliser des inventaires.
Les avantages d’un ERP pour la gestion des achats
Si vos besoins se limitent à centraliser vos factures fournisseurs et suivre vos échéances de paiement, un logiciel de facturation y répondra très bien. Si vous souhaitez obtenir des données analytiques fiables et faciliter votre prise de décision en termes d’approvisionnement, voici pourquoi l’ERP est la solution à retenir.
Une visibilité totale sur vos besoins d’approvisionnement
La bonne gestion de votre stock, et donc de votre trésorerie, est un élément clé pour la santé de votre entreprise. Un module de réapprovisionnement vous permet de comparer votre historique des ventes par produit et votre stock, afin d’anticiper vos commandes fournisseurs et d’éviter le surstockage et la rupture. Si vous gérez des produits composés, vous pouvez calculer automatiquement les quantités à commander par composant pour atteindre le stock souhaité. Cela réduit drastiquement le temps passé à calculer vos besoins d’approvisionnement et le risque d’erreurs.
Des stocks à jour en temps réel
La gestion des stocks est automatique dans un logiciel de gestion commerciale (ERP) : les achats augmentent le stock et les ventes le diminuent. L’ancienneté du stock est automatiquement calculée. Vous connaissez votre stock par produit en temps réel par statut (disponible, bloqué, théorique, réel, ou autre) et par entrepôt.
une gestion simplifiée des catalogues fournisseurs
Les ERP comme ATOOK Négoce, spécialisés dans la gestion de stocks pour les grossistes ou commerces B2B, vous permettent d’importer vos catalogues fournisseurs dans votre base de données produits. Vous pouvez ainsi retrouver vos références produits et les ajouter à vos factures clients en un clic.
Une gestion avancée des tarifs
Si vos tarifs d’achat et de vente changent régulièrement, vous pouvez les gérer en masse pour éviter la modification manuelle produit par produit. Il vous suffit d’exporter vos fiches produits vers Excel, de modifier vos prix d’achat et / ou de vente, et de les réimporter dans votre ERP. Certains outils comme ATOOK Gestion vous permettent également de compléter à l’avance des tarifs et de choisir leur date d’application. Cela vous permet d’anticiper vos nouveaux tarifs sans stress.
Si vos prix de vente varient selon plusieurs facteurs, un ERP vous permet de paramétrer des conditions tarifaires avancées. Cela consiste à appliquer des tarifs et remises spécifiques par période, groupes de clients, groupes de produits, quantités vendues, etc.
un calcul de marge précis
Avec un ERP, la gestion des tarifs fournisseurs et l’imputation des coûts de transport vous permet de connaître votre marge commerciale exacte, et ainsi savoir quels ajustements de prix réaliser.
VDM Reya gère ses achats et approvisionnements avec ATOOK Négoce
Distributeur B2B dans le nautisme, + 50.000 références
Fonctionnalités : Logiciel de facturation vs ERP
| Logiciel de facturation | ERP |
|---|
| Création de devis et factures conformes aux normes légales (mentions légales, facturation électronique) | | |
| Transfert en comptabilité | | |
| Saisie ou import dématérialisé des factures fournisseurs (GED) | | |
| Gestion des stocks (quantités) | Certains logiciels proposent une gestion basique des stocks | |
| Inventaires et valorisation de stock |  | |
| Gestion des conditions tarifaires fournisseurs (tarifs, remises quantitatives, franco, etc.) | | |
| Calcul du coût moyen produit | | |
| Calcul de la rentabilité à l’affaire (imputation des factures de vente et d’achat) | | |
Et les tarifs ? Le coût d’un logiciel de facturation généraliste commence autour de 25€ HT par utilisateur et par mois. Les solutions ERP, plus coûteuses, sont proposées à des tarifs modulaires selon vos besoins fonctionnels et le nombre d’utilisateurs. C’est pourquoi les prix se font généralement sur demande.
Les critères de choix d’un ERP pour la gestion des achats ?
Il existe de nombreux critères de choix pour un logiciel ERP. C’est un outil structurant pour votre entreprise, alors autant prendre le temps nécessaire pour choisir le bon.
Une solution modulaire et intégrée
Choisissez un logiciel capable d’évoluer avec vos besoins. Vous n’avez pas encore besoin de l’ensemble de ses fonctionnalités ? Assurez vous de ne payer que les modules que vous utilisez, tout en sachant que, si vos besoins évoluent, vous pourrez débloquer certains modules plus avancés.
Si vous choisissez une solution généraliste, assurez-vous qu’elle puisse s’interfacer avec des logiciels plus spécialistes (gestion d’entrepôts, CRM, etc.) pour profiter d’une suite logicielle complète et fonctionnelle.
Une solution Comptatible avec la facturation électronique
La réforme de facturation électronique (RFE) sera progressivement implémentée en 2026 et 2027. Elle impacte tous les logiciels permettant de gérer des factures d’achat ou de vente. Rapprochez vous de votre éditeur de logiciel ou intégrateur pour vous assurer que votre solution est conforme.
Logiciel de gestion des achats : questions fréquentes
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