Gestion des achats et approvisionnements : comment choisir le bon logiciel pour une PME ?

Un logiciel de facturation pour centraliser ses factures fournisseur et suivre ses paiements

Si vous souhaitez simplement centraliser vos factures fournisseurs et gagner en visibilité sur vos échéances de paiements, il existe un grand nombre de logiciels devis / factures simples proposant ces fonctionnalités, plus ou moins spécialisés sur votre secteur d’activité.

Des outils généralistes comme Pennylane, Tiime (très orientés comptabilité) ou Qonto (à destination des indépendants), permettent de gérer les factures fournisseur, de les centraliser et les associer à des paiements. Pratique pour gérer vos factures clients et fournisseurs, ce type d’outil ne permet néanmoins pas une gestion poussée des achats et des approvisionnements.

Un ERP pour gérer ses achats, piloter sa marge et optimiser sa rentabilité

Si vous cherchez un outil pour prendre un main le pilotage de votre marge, alors il sera plus intéressant de vous tourner vers un ERP. Avec un ERP, les informations ne sont plus cloisonnées, elles communiquent entre elles et sont automatiquement actualisées.

Les modules ERP

Parmi les modules de base d’un ERP, on retrouve :

• Une base de données clients et prospects, contenant toutes les informations pertinentes et légales sur vos clients (contacts, SIRET, etc.).
• Une base de données produits dans laquelle vous pouvez gérer vos références vendues et achetées, les créer, les mettre à jour et les archiver.
• Une base de données fournisseur regroupant les informations propres à vos fournisseurs (contacts, délais de livraison, conditions commerciales, etc.)
• La gestion des ventes : un ERP vous permet de créer des devis et des factures. Selon les outils, le workflow peut également intégrer des étapes intermédiaires entre les deux, comme des commandes, bons de préparation ou bons de livraison.
• La gestion des achats : la saisie ou la dématérialisation des factures fournisseurs dans votre logiciel de gestion vous permet de suivre vos échéances et de calculer votre marge brute par produit, famille de produits, ou de toute autre catégorisation que votre outil vous proposera.
• La gestion des stocks : les stocks sont automatiquement actualisés au fil des ventes et des achats. Avec un module de gestion de stocks, réalisez des inventaires ou gérez des mouvements de stocks d’un dépôt à l’autre. Certains outils proposent une application mobile de lecture de code-barres pour renforcer la traçabilité de vos produits.
• Transfert en comptabilité : un ERP peut être interfacé avec un logiciel comptable. Certains logiciels permettent de personnaliser les paramètres comptables (comptes, TVA, etc.) avant d’exporter automatiquement vos écritures vers un logiciel de comptabilité.

Selon les outils, certains modules plus spécifiques peuvent être greffés en complétement, comme : gestion des temps et du planning des opérateurs, gestion du SAV client et/ou fournisseur, gestion des interventions, CRM, etc.

Les intégrations

Un ERP peut être interfacé (« branché ») à un autre logiciel. C’est particulièrement utile lorsque le logiciel interfacé répond à un besoin précis, auquel ne répond pas l’ERP. Par exemple, on peut interfacer un ERP avec un planning, avec des logiciels métier spécifiques, avec une plateforme publique de dépôt de documents, ou encore avec un logiciel CRM, etc.