Gestion de stocks

Vous souhaitez limiter vos dépenses en utilisant Excel pour gérer vos stocks ? Et si cela vous coûtait finalement plus cher qu’un logiciel dédié ? Voici pourquoi Excel est un outil limité pour la gestion de stocks, qui vous fait perdre en productivité et empêche vos équipes de se dédier à des tâches à haute valeur ajoutée.

Pas si simple à utiliser

Il va falloir aller plus loin que la fonction SOMME(). Utiliser un outil comme Excel pour la gestion des stocks implique de maîtriser des fonctions avancées comme RECHERCHEX(), SOMME.SI.ENS(), INDEX(EQUIV()) et autres TCD. Bien que cela soit faisable, il faut prévoir un temps de formation pour vos utilisateurs. De l’ordre de 2 jours par utilisateur pour un utilisateur qui a déjà utilisé le logiciel, et jusqu’à 4 ou 5 jours pour des utilisateurs novices.

Bien sûr, un logiciel de gestion de stocks demande aussi un temps de formation. Mais tous les mécanismes logiques sont déjà existants dans le logiciel, ils ne sont pas à réinventer. Le temps passé à former vos collaborateurs sur un outil de gestion de stock vous garantit un suivi des stocks fiable au bout de quelques jours. Le temps dédié à une formation Excel vous permet juste d’avoir quelques éléments pour le construire vous-même, au lieu de vous concentrer sur votre activité.

Si on regarde plus loin : Excel deviendra, de toutes façons, rapidement limité au fur et à mesure du développement de votre activité. Investir dans un logiciel de gestion, c’est investir dans l’avenir de votre entreprise.

Saisie manuelle = erreurs

À partir du moment où vous utilisez votre clavier, il y a un risque d’erreur. Et chaque ressaisie d’information dans Excel multiplie ce risque. Avec un ERP ou un logiciel de gestion de stocks, tout est automatisé. Les quantités et prix saisis dans vos pièces commerciales (devis, factures) de vente et d’achat réduisent ou augmentent le stock des références concernées. Vous connaissez en temps réel votre stock exact et sa valeur par référence, et vous savez que cette donnée est fiable.

Informations non synchronisées = une couche de vérification supplémentaire

Comment savez-vous si vous pouvez ajouter un produit à votre devis ? Vous devez d’abord vous assurer que ce produit est en stock. Version Excel : vous ouvrez votre tableur, vous cherchez la référence, vous lisez la quantité en stock. Vous attendez que Pascal ait fini son coup de téléphone pour lui demander s’il a bien saisit sa dernière commande client sur le tableur. Temps passé : 30 secondes. Version logiciel de gestion : si le produit n’est pas en stock, une notification vous en informe. Le logiciel vous propose un produit de remplacement. Temps passé : 5 secondes.

Maintenant si votre devis comporte 30 lignes, il vous prend 15 minutes à créer avec la vérification des stocks dans Excel. Vs 2 minutes 30 minute avec un logiciel de gestion. Vous faîtes 10 devis par jour ? Cela vous prend 2 heures 30. Ajoutez-y 1 heure pour ressaisir les quantités vendues et les prix de vente de la journée dans votre tableau de suivi des stocks. Si on estime un coût horaire brut à 30€ fixe pour un·e chargé·e d’affaire, ces 3h30 quotidiennes vous coûtent 105€. C’est plus que le coût mensuel d’une licence utilisateur pour un logiciel de gestion commerciale qui vous permettrait de faire ces 10 devis en moins d’une heure.

Aucune gestion des typologies de stocks

Vos stocks n’ont pas que deux statuts possibles (en stock vs en rupture). Comment considérez vous le statut d’un produit commandé mais non encore livré ? Fait-il partie du stock puisqu’il n’est pas encore livré ? Ou bien est-il à exclure du stock alors qu’il est encore sur vos étagères ? Excel ne permet pas de prendre en compte les différentes typologies de stocks et laisse du flou dans votre gestion. Un logiciel de gestion vous donne vos stocks par typologie (stock réel, théorique, réservé, disponible, etc.), actualisés en temps réel dès que le statut de vos commandes évolue. Vous avez ainsi une visibilité totale sur ce que vous pouvez vendre ou non.

Le casse tête des stocks en ventes multi-canal

Vous vendez vos produits en ligne et à des revendeurs et vous mettez à jour vos stocks manuellement ? Et si vous vous simplifiez la vie en utilisant un outil qui se connecte à chacun de vos canaux de vente ? Vous utilisez Shopify, Magento ou Woo commerce, ou un site de vente intra-groupe ou B2B ? Vous pouvez faire communiquer ces données entre elles et maintenir votre stock à jour en temps réel grâce aux intégrations de votre ERP.

Gestion des numéros de série compliquée = traçabilité produit incomplète

Gérer des numéros de série dans Excel rajoute une couche de saisie chronophage et source d’erreurs. Un ERP avec une gestion de stocks avancée prend en charge ces contraintes (trace des ventes par produit et par numéro de série). Vous êtes ainsi en conformité avec les exigences légales de traçabilité, sans vous rajouter de contraintes organisationnelles supplémentaires.

Pas de gestion des nomenclatures produits

Si vous vendez des produits composés, épargnez vous le casse tête Excel. Les produits composés (ou nomenclatures de produits) sont des produits formés à partir de plusieurs produits « composants ». Ce sont par exemple les kits ou packages de produits. Pour chaque vente d’un produit composé, vous devez mettre à jour le stock de tous les produits qui le composent. Un logiciel de gestion vous permet de connaître votre stock de produits composés et de savoir combien de nouveaux assemblages vous pouvez réaliser. Il est même possible de gérer plusieurs niveaux de nomenclatures (un produit composant lui-même composé de plusieurs autres composants). Les produits nomenclaturés sont ajoutés aux devis en un clic, impactant automatiquement le stock.

Une gestion mobile des stocks impossible

Connectez votre logiciel de gestion avec une solution mobile de gestion d’entrepôt (WMS). Vos collaborateurs, équipés de tablette ou douchette, peuvent scanner les code-barres qui vont automatiquement lire la référence produit, le numéro de série, permettre de renseigner un emplacement et une quantité. Toutes ces informations sont automatiquement synchronisées avec votre ERP. Vos délais de préparation et d’envoi sont drastiquement réduits. Tout cela est impossible avec Excel.

Il ne s’agit pas juste de connaître vos stocks

Une gestion optimisée des stocks a pour objectif de maximiser votre trésorerie et votre taux de service. Si votre outil de gestion de stocks ne vous permet pas d’avoir assez de visibilité, vous risquez de surstocker ou d’être en rupture. Dans le premier cas, vous immobilisez de la tréso pour rien. Dans le second, vous avez des clients insatisfaits. Un bon outil de gestion vous permet de paramétrer des règles de réapprovisionnement et des alertes basées sur vos historiques de ventes et vos projections.

Ce que vous gagnez à passer sur une solution de gestion de stocks

• Un gain de productivité radical : réduisez de 80% le temps de préparation de vos devis et factures grâce à la synchronisation automatique des quantités et prix des produits.
• Un risque d’erreur drastiquement réduit : moins vous faites de saisie (quantité, référence, prix, numéro de série, etc.), moins vous faites d’erreurs. Laissez simplement les informations (fiche produit, ventes, achats, stocks) communiquer automatiquement entre elles.
• Allez plus loin que la simple gestion des quantités : obtenez une valorisation de vos stocks en un clic, calculée selon leur coût de transport et leur ancienneté.
• Fiabilisez la gestion de vos stocks : ne soyez pas dépendant·e de la seule personne de votre entreprise qui sait utiliser le fichier Excel « STOCKS vDEf 2.1.7.xlsx ». Profitez d’un logiciel créé par des spécialistes de la gestion de stocks et soyez conformes aux normes comptables (inventaire, valorisation, etc.).
• Structurez votre entreprise avec un écosystème de solutions logicielles qui communiquent entre elles. Avec un ERP intégré à vos autres solutions logicielles, vos ventes, achats, stocks, gestion, logiciels CRM, métiers et comptables communiquent. Vous fiabilisez l’information pour une gestion structurée et une prise de décision éclairée.
• Vous êtes accompagné·e : la mise en place d’un ERP va bien au-delà d’un simple outil. C’est un échange avec des experts qui sauront vous guider pour gérer au mieux vos stocks avec votre logiciel.

Quand passer à un logiciel de gestion de stocks ?

À quel moment devient-il intéressant de passer sur un logiciel ERP pour gérer ses stocks ? Voici quelques éléments pour vous donner une idée du bon timing.

• Votre équipe s’agrandit et votre entreprise commence à se structurer. Vous avez plusieurs collaborateurs qui interviennent sur la gestion des produits, des stocks et des ventes ? Il est temps de leur proposer un outil permettant de sécuriser et faciliter le travail collaboratif. Tout le monde a accès aux mêmes informations, et les modifications de l’un·e ne viennent pas écraser les modifications de l’autre.
• Vous passez autant de temps à mettre à jour vos stocks manuellement qu’à préparer vos commandes ? C’est peut être le signe que vous pourriez réaliser de sérieux gains de productivité avec un logiciel adapté.
• Vous n’avez pas de visibilité sur votre trésorerie ni vos besoins d’approvisionnement ? Un n-ième tableau Excel ne vous aidera qu’à court terme. Un logiciel dédié vous permet d’optimiser vos stocks en fonction de vos ventes passées et de vos projections.

À lire aussi

• 
  EXCEL Gestion des stocks : la fausse bonne idée
• 
  Gestion des achats : comment choisir le bon logiciel pour une PME ?
• 
  Guide PME : réussir la transition vers un nouveau logiciel de gestion

À lire aussi

• 
  Gestion des achats : comment choisir le bon logiciel pour une PME ?
• 
  ERP clé en main vs ERP sur mesure, comment choisir ?
• 
  Guide PME : réussir la transition vers un nouveau logiciel de gestion